Imprezy plenerowe stają się coraz bardziej popularne i doceniane przez organizatorów imprez. Większość tego typu wydarzeń odbywa się w sezonie letnim. Zalet takiego eventu jest sporo. Począwszy od przebywania na świeżym powietrzu, odcięcia się od miejskiego hałasu, wakacyjny klimat i wiele możliwości zagospodarowania terenu, jak i czasu uczestników. Jednak i tu występują pewne minusy, na które event manager musi być przygotowany i powinien wiedzieć jak je wyeliminować. Oczywiście, złej pogody nie wyeliminujemy, ale możemy się tak przygotować, by deszcz ani wiatr nie zepsuł nam naszych eventowych planów. Do imprez plenerowych przywiązuje się również coraz większą uwagę. Dziś nie wystarczy ustawić kilku ław piwnych pod parasolkami. Nasi uczestnicy stają się coraz bardziej wymagający i chcą być zaskakiwani, a to z kolei pobudza wyobraźnię even managerów.
Dlaczego stawiamy na imprezę w plenerze?
Imprezy plenerowe wymuszone są pogodą. Jeśli tylko nadejdą cieplejsze dni, chętniej spędzamy czas na świeżym powietrzu. Dlatego też plenery należy wcześniej planować, bo okres jest dość gorący. W ostatnim czasie powstało mnóstwo obiektów, przygotowanych pod organizację imprez plenerowych. Są to tereny, które można w ciekawy sposób zaaranżować i zachęcić w ten sposób uczestników do aktywności. Kolejnym czynnikiem skłaniającym nas do podjęcia decyzji o organizacji wydarzenia w plenerze, jest ograniczone miejsce w obiektach zamkniętych. Biorąc pod uwagę chęć zorganizowania festiwalu, liczymy się z obecnością kilku tysięcy osób, więc obiekt zamknięty będzie za mały dla takiego wydarzenia. Otwarta przestrzeń to więcej możliwości, ale i więcej elementów, o które należy zadbać, szykując się do organizacji wydarzenia.
O czym musimy pamiętać organizując event?
Przede wszystkim musimy znaleźć odpowiedni teren, który będzie posiadał zaplecze sanitarne (jeśli nie ma, musimy je zorganizować), będzie odpowiednio duży, by pomieścić uczestników i atrakcje, które chcemy przygotować dla uczestników. Jeśli znajdziemy wymarzony teren, możemy zacząć planowanie przestrzeni. Bez względu na pogodę powinniśmy zapewnić uczestnikom zadaszone miejsce, w którym będą mogli skonsumować, odpocząć czy wypić piwo z kolegami, czy koleżankami z pracy. W pierwszej kolejności zabieramy się do poszukiwania namiotu idealnego. Parę lat temu mieliśmy do wyboru jeden typ namiotu, podłogę drewnianą, wyłożoną wykładziną lub po prostu trawa. Dziś tych opcji jest dużo więcej. Naszego gościa możemy zaskoczyć różnorodnością form. W zależności od tego, jaki charakter ma event, dobieramy odpowiedni namiot. Można powiedzieć, że hitem stały się namioty typu stretch. Nie są wymagające, wyglądają elegancko i nowocześnie, a jedyne czego im trzeba to odpowiedniego oświetlenia i kilku mebli. Namioty standardowe, dziś możemy konfigurować na wiele sposobów, by nadać im odpowiedni charakter. Musimy zabezpieczyć również namioty pod catering. Firmy cateringowe potrzebują zaplecze, które nie może być widoczne dla gości. Problem dodatkowych namiotów dla potrzeb cateringu znika w momencie, gdy wybrane przez nas miejsce posiada własne zaplecze.
Skoro zdecydowaliśmy się już na namiot, musimy go wyposażyć, ale w co? Wyposażenie namiotu zależy od charakteru danego wydarzenia. Nadal ciekawym rozwiązaniem są wszelkie meble z palet z poduchami, jednak nie pasują one do każdej imprezy. Jeśli chodzi o bardziej eleganckie imprezy, to tu królują proste meble, które nadają elegancji. Jednak można też wykorzystać meble w stylu rustykalnym. Wnętrze namiotu powinno być proste i spójne. Zbyt dużo elementów wprowadzi chaos i zajmie nam niepotrzebnie przestrzeń. Kolorystyka powinna być relaksująca i przyjemna dla oka. Ma ona sprawiać, że uczestnicy imprezy będą odpoczywać, a nie męczyć wzrok na zbyt jaskrawych czy neonowych kolorach. Okrągłe drewniane stoły, do tego drewniane krzesła dodają niesamowitego uroku i sprawiają, że impreza zamienia się w ciekawą biesiadę, gdzie uczestnicy chcą ze sobą przebywać. Wykorzystanie tego rozwiązania w zasadzie eliminuje używanie obrusów czy pokrowców na krzesła. Oczywiście przy zastosowaniu ław piwnych, powinniśmy je nakryć jednorazowym obrusem, z uwagi na to, że stan ław może nie być zadowalający. Zastosowanie pieńków drzewa jako pufy czy stoliczki daje przepiękny obraz, który na długo zostanie w pamięci gości. Nasi goście muszą czuć się dobrze i swobodnie. Ma to być piękne doznanie, o którym będą mówić długo. Florystyka. Jedni są zwolennikami, inni będą unikać kwiatów jako elementu dekoracyjnego. Jeśli jednak decydujemy się na dekoracje florystyczne, pamiętajmy o spójności z całością. Kwiaty pięknie współgrają z oświetleniem i w wielu przypadkach w zupełności to wystarczy, by nadać odpowiedni klimat.
A skoro o oświetleniu mowa to …
Event bez dobrego i klimatycznego oświetlenia nie będzie zachwycał. Możliwości jest sporo. Musimy tylko dobrze stworzyć koncepcję tej świetlnej gry i wpasować ją w klimat imprezy. Oświetlenie dziś to nie tylko budowanie nastroju czy oświetlenie pomieszczenia. Dobrze zrobione światła podczas eventu, stanowią dekorację miejsca. Nie musimy szukać i wymyślać dodatkowych elementów, mając dobry plan na oświetlenie namiotu w wewnątrz i z zewnątrz. Do tego celu wykorzystujemy oświetlenie zawieszane, stojące o różnych kształtach i kolorach. Nasze lampy mogą być różnej wielkości i posiadać różne kształty. Możemy ozdobić każdą przestrzeń i sprawić, by była ona klimatyczna, a uczestnicy imprezy nie będę chcieli opuścić miejsca. Pamiętajmy, że oświetlenie może zostać wykorzystane również za dnia, co prawda nie będzie to taki efekt jak wieczorową porą, ale będzie również miło.
Event plenerowy to nie tylko namiot, meble, oświetlenie i dekoracje. Uczestnicy wydarzenia muszą mieć dodatkowe atrakcje, które zaciekawią i/lub zaangażują uczestników do wspólnej zabawy. Od tego, co będzie stanowić atrakcję, zależy cel naszego eventu. Jeśli impreza ma być integracyjna, atrakcje będą skoncentrowane na integracji. Jeśli będzie to uroczysta gala, naszą atrakcją będą występy sceniczne. Wybierając atrakcje, musimy pamiętać o tym, że ma to pozytywnie zaskoczyć naszego uczestnika. Możliwości jest dziś wiele i od organizatorów imprez zależy co wybierze klient i co będzie się dobrze sprawdzać podczas imprezy plenerowej. Dziś często pojawiają się atrakcje sportowe, które angażują uczestnika do wspólnej zabawy i zdrowej rywalizacji.
Ilona Kozłowska